Kontroling u UPIS-u

Kako je kontroling ustvari podrška menadžmentu u odlučivanju i upravljanju, može se reći da je u preduzeću koje ima uspostavljen kontroling IT podrška, tj. korišćenje kvalitetnog ERP sistema, velika komparativna prednost.

Od samog početka razvoja prve verzije pre 26 godina, UPIS smo koncipirali kao integralno rešenje za potpunu podršku informacionom sistemu preduzeća, a tokom svog životnog veka razvijali prema najboljim iskustvima i potrebama tržišta.

U UPIS-u se planira prodaja, nabavka, zalihe, proizvodnja, održavanje, obuka kadrova, ispitivanje tržišta, investicije. Takođe u većini ovih vrsta planova je podržana i hijerarhija planova od strateških do operativnih, kao i njihovo nasleđivanje od prodaje, preko proizvodnje, do nabavke.

Vrednosti koje mogu da se planiraju u prodaji i nabavci su: količina, bruto i neto vrednost, rabati po strukturi, razlika u ceni, iznos PDV, vanfakturni rabati po strukturi... Sve vrednosti mogu da se planiraju u detaljnoj vremenskoj dinamici po artiklima ili nekoj od opštijih klasifikacija (dimenziji) artikla (opšti artikal proizvoljnog nivoa, marka, prodajni ili nabavni program), po partnerima, ili nekoj od opštijih klasifikacija partnera (region, delatnost, tip), po komercijalistima, radnim centrima, vrsti posla, organizacionim jedinicama... Kada su u pitanju količine, moguće ih je planirati u osnovnoj ili preračunatoj jedinici mere, a kada su u pitanju iznosi moguće ih je planirati i u domicilnoj i stranoj valuti.

Upravljanje zalihama može da se vrši planiranjem po količini po redovnoj i preračunatoj jedinici mere, po vrednosti i to po prodajnoj, prosečnoj nabavnoj, ili planskoj ceni, kao i koeficijent obrta zaliha. Zaliha može da se planira kao prosečna u periodu ili kao zaliha na kraju perioda. Plan se pravi na nivou jednog magacina ili više magacina, sa detaljnom vremenskom dinamikom, po artiklima, ili po nekoj od opštijih dimenzija artikla (opšti artikal proizvoljnog nivoa, marka, prodajni program, proizvođač). Zalihe mogu da se automatski poručuju, ili dopunjuju, po kritičnim zalihama (minimalnim, optimalnim i maksimalnim) koje se mogu definisati po različitim algoritmima.

Proces planiranja olakšan je raznim načinima automatskog formiranja planova uz pomoć više algoritama za planove prodaje i nabavke (na bazi prethodnih perioda sa procentom uvećanja, efektima sezone), formiranje planova proizvodnje na bazi normativa, ili planova prodaje, formiranje planova nabavke na bazi planova proizvodnje za proizvodna preduzeća, ili planova prodaje za trgovine i slično.

Podržano je, takođe, smaknuto (rolling) planiranje za proizvoljan broj perioda.

Budžetiranje i finansijsko planiranje

UPIS podržava i nivo planiranja koji u svojoj osnovi ima detaljnost analitike konta, pa su tako podržani finansijski planovi prihoda, troškova, tokova gotovine... Planovi mogu da se kreiraju za svaku od bitnih analitičkih dimenzija finansijkog računovodstva kao što su konto, organizacione jedinice, u smislu troškovnih i prihodnih centara, prodajni i nabavni program, marka, partner, sredstvo, radnik, komercijalista, radni centar, ugovor, radni nalog, razlog, vrsta posla, u domicilnoj ili u nekoj drugoj valuti. Profitni centri mogu imati složenu definiciju kombinovanjem pojedinačnih vrsta analitika. Realizacija ovih planova može da se prati u realnom vremenu, po svakoj od planiranih dimenzija i do svakog pojedinačnog dokumenta.

U opštem smislu svi ovi planovi se posmatraju kao "mali" bilansi, pa se osnovna veza između plana i realizacije, preko pomenutih analitičkih dimenzija ostvaruje preko bilansnih pozicija. Njihovo definisanje i sadržaj su potpuno slobodni za parametrizaciju od strane korisnika preko mehanizma koji zovemo model bilansa. Osnova bilansnih pozicija je jedan ili više konta, pa plan može da se formira na tom krupnijem nivou, dok se realizacija i dalje posmatra detaljnije.

Upravljački bilansi uspeha i profitabilnost artikala i partnera

Za potrebe ocenjivanja profitabilnosti pojedinačnih ili grupa artikala moguće je evidentiranje svih troškova po artiklu i po partneru. Osim direktnih troškova (nabavna vrednost prodate robe, ili po stvarnoj ceni koštanja za vlastite proizvode, sve vrste popusta, transport) na artikle i partnere se naknadno raspoređuju korekcije troškova, prihoda, vrednosti zaliha (zaduženja/ odobrenja kupcima i zaduženja/odobrenja dobavljača) i svi indirektni troškovi (troškovi nabavke, prodaje, marketinga, skladištenja).

U cilju veće efikasnosti korišćenja UPIS-a, posebnim mehanizmima je automatizovano raspoređivanje svih naknadnih troškova i prihoda sa faktura i knjižnih pisama na artikle (robe, sirovina, ili proizvoda), po specifikaciji dokumenata i grupama artikala na koje se odnose i po izabranim ključevima za razbijanje (iznos bruto, iznos neto, iznos dokumenta). Ovakav način rada omogućava i evidentiranje unapred poznatih ukalkulisanih troškova, pre nego što dobijemo fakturu dobavljača, sa istom detaljnošću po artiklima i partnerima. Troškovi se posmatraju po posebnoj kategoriji - strukturi troška, koja može potpuno korisnički da se definiše.

Postoje i mehanizmi za automatsko formiranje knjižnih pisama kupcima, čak i dobavljačima, koji imaju specifikaciju artikala sa utvrđenim iznosima odobrenja baziranih na količini, količini u preračunatoj jedinici mere, premašenju plana u iznosu ili procentu, komercijalnim, transportnim, ili završnim pakovanjima, neto iznosu, bruto iznosu, masi bruto, masi neto, kao i knjižna pisma za redovnost plaćanja

Kao rezultat, u pregledu profitabilnosti artikala kao i u pregledu profitabilnosti partnera utvrđuje se kolika je stvarna neto ostvarena zarada po svakom pojedinačnom artiklu ili partneru.

Obračun cene koštanja

Prilikom ocenjivanja profitabilnosti vlastitih proizvoda u proizvodnim preduzećima, potrebno je prethodno izvršiti obračun stvarne cene koštanja proizvoda. Obračun stvarne cene koštanja moguće je vršiti i godišnje i mesečno.

Obračun obuhvata sve relevantne indirektne troškove (zasnovano na modelima raspodele po troškovima rada, sirovina ili po proizvedenim količinama), kao i naknadne troškove vezane za proizvodnju (zaduženja/odobrenja dobavljača za materijal, fakture za proizvodne usluge) i njihovu raspodelu na nosioce troška - proizvode i to tačno one na koje se odnose.

Ovaj postupak može da se radi svaki mesec kumulativno za prethodni period, pri čemu obračun obuhvata i cenu sa početnog stanja zaliha, čime se utvrđuje stvarna cena koštanja završenih proizvoda u trenutku obračuna, a pamte se mesečne cene koštanja, komercijalne cene i delovi cene po vrstama troška između pomenute dve cene.

Kod obračuna komercijalne cene koštanja, naknadno dobijeni troškovi prodaje i administracije mogu da se razbijaju tačno na proizvode na koje se odnose, a po vrsti troška se definiše model razbijanja po proizvedenim, ili prodatim količinama proizvoda.

Kontrola komercijalnog poslovanja od nabavke do prodaje

UPIS omogućava kontrolu poštovanja ugovorenih uslova poslovanja sa dobavljačima putem automatizovanog formiranja dokumenata po poručenim količinama i sa obračunatim fakturnim i vanfakturnim rabatima (očekivana knjižna pisma) potpuno paralelno od onoga što se dobije od dobavljača. Rezultat ovog načina rada su automatizovane korekcije dokumenata dobavljača (korekcije zaliha, povraćaji, čeka se ispravna faktura).

Na pomenute definisane uslove nabavke se dalje nadovezuju mehanizmi prodajnih uslova uz automatsku primenu definisanih parametara sa ulaza kao što je, na primer, sprovođenje akcije dobavljača na prodajne akcije ka kupcima. Naravno, veoma veliki broj mogućnosti u definisanju prodajnih uslova (predefinisana rabatna politika ka kupcima) se podrazumeva.

Korisniku se na ovaj način omogućava da upravlja sve složenijim komercijalnim politikama u nabavci i prodaji.

Izveštavanje

Da bi se svi podaci plana i realizacije pratili adekvatno i na što kvalitetniji način, potrebni su nam odgovarajući alati. Pošto su savremeni trendovi izveštavanja uglavnom okrenuti ka "Excel"-u, pored standardnih izveštaja realizovanih uz pomoć "Crystal Reports" alata i originalnog UPIS-ovog rešenja za "Ekransko izveštavanje", UPIS podržava direktno izveštavanje u "Excel" i "Excel pivot" tabele sa mogućnošću korisničkog definisanja templejta (predefinisanog izgleda "Excel pivot" tabele).

Mogućnosti novijih verzija "Excel"-a koje u sebi imaju ugrađen "PowerPivot" mehanizam smo takođe integrisali u UPIS, čime se kvalitet prikaza informacija podiže na novi nivo, sa prikazom automatizovanih KPI (Key Performance Indicator – ključni pokazatelji poslovanja), moćnijih grafičkih prikaza, inteligentnijih kolona baziranih na DAX jeziku i slično.

Rezultat je dobijanje složenih izveštaja "na klik", umesto mnoštva sirovih podataka u "Excel"-u.

Posebno osmišljen UPIS-ov sistem poslovne inteligencije nudi dodatne mogućnosti u pogledu obrade velike količine podataka u izveštajima, brzini rada, kao i u naprednijim pogledima na podatke, a ipak ostaje u budžetski niskoj kategoriji.

UPIS je često i izvor podataka za druge softvere putem razmene koja se obezbeđuje parametrizacijom u B2B modulu. Podaci koje izvozimo su često namenjeni stranim vlasnicima koji rade na globalnim softverima (SAP, Oracle Hyperion) i, očekivano, "kontrolerske" su prirode.

(Napomena: autor teksta je Mirko Smolić, IIB Beograd)