Da li vam informacioni sistem zaista pruža informacije?

(Foto: T33kid/shutterstock.com)

Duško Radović je svojevremeno napisao sjajan aforizam, koji glasi: "Ko ne zna šta mu je, neka pogleda gde mu je. Pa ako ga ne nađe - to mu je!" Ovaj aforizam me svaki put nasmeje, a njegovo univerzalno značenje podseti me na to kako se često zaboravlja šta je to stvarno informacioni sistem, zašto je on potreban preduzeću i zašto i najskuplji informacioni sistem postaje bezvredan ako ne može da pruži kvalitetne i pravovremene informacije.

Svakodnevno smo okruženi morem podataka. Neke teorije čak govore i da je to glavni razlog zašto nam vreme brzo protiče. A pošto je vreme danas veoma važan resurs bitno je da, u što većoj meri, do nas dolaze oni podaci koji će smanjiti naše neznanje o određenim pojavama – informacije.

Da bi neki podatak postao informacija on mora da poseduje nekoliko važnih osobina. Prva je kvalitet, koji je proporcionalan meri otklanjanja našeg neznanja. Druga, jednako važna osobina, je pravovremenost informacije; jer ako kasno primimo kvalitetnu informaciju ona, u određenom smislu, prestaje da to bude. Ovde dolazi do izražaja i treća važna osobina – istinitost informacije, jer i kvalitetna i pravovremena informacija, ako nije istinita, ne može biti od koristi. Duško Bošnjak, osnivač preduzeća IIB, svojevremeno je naglasio da je "samo istinit podatak informacija" i time je istakao ono što čini osnovni kvalitet svakog informacionog sistema; ono za čime neki žude, a od čega neki beže – informaciju!

Kakve informacije preduzeće poseduje? Preduzeće u osnivanju barata relativno malim brojem informacija pa mu, veoma često, i ne treba poslovni softver da bi vlasnici ili rukovodioci imali uvid u poslovanje. Osim toga, u prvoj godini poslovanja glavni je cilj: preživeti! Zbog toga je investicija u poslovni softver nešto što treba da sačeka neka bolja vremena dok se ne ustali prodaja; odnosno, kako nas to praksa uči, dok kupci ne počnu da se vraćaju.

(Foto: iib.rs)

Nakon toga sledi faza koju karakteriše rast prodaje i organizacija prema principu "svi rade sve". Tada preduzeće obično nabavlja neku knjigovodstvenu aplikaciju za praćenje poslovanja. Ona često radi u sprezi sa mini-aplikacijama ili evidencijama koje svaka služba razvija za sebe. I ovo je tačka gde se, u većini srpskih preduzeća, priča završava. Vlasnici uglavnom nisu ni svesni da njihov informacioni sistem sadrži puno podataka, a malo informacija. Izveštaji o poslovanju koji do njih dolaze često su rezultat prepisivanja podataka između aplikacija; samim tim, potrebno je puno vremena da se oni urade i podložni su greškama. Ovo ugrožava i kvalitet, pravovremenost i verodostojnost podatka, a time oni gube osobine informacije. Ukratko, barata se tačnim zbirom netačnih podataka.

Kako doći do informacija? Ovo je uvek posledica najmanje dva faktora: dobre organizacije i kvalitetnog informacionog sistema, za čije uspostavljanje se koristi softver ERP klase. ERP je pojam koji je "u modi" poslednjih 10 do 15 godina, a ustvari označava integralni informacioni sistem - jedinstven softver koji povezuje sve poslovne procese u preduzeću (umesto više malih, međusobno povezanih, aplikacija). Ova koncepcija nalaže da se svi podaci potekli iz poslovanja slivaju na jedno mesto, a samim tim je lako i kreirati različite izveštaje potrebne rukovodstvu koje ono dobija za nekoliko sekundi do nekoliko minuta.

Kada broj transakcija poraste onda se, pored ERP rešenja, može uvesti i rešenje poslovne inteligencije koje omogućava praćenje poslovanja preduzeća tokom niza godina. Ne treba zaboraviti da se na tržištu često rešenja poslovne inteligencije koriste da zakrpe lošu koncepciju ERP rešenja. Tako da je, pogotovo na srpskom tržištu, jako teško razlikovati kvalitetna i u pravom smislu integralna ERP rešenja od onih koja se tako samo marketinški predstavljaju.

Informacioni sistem nije najvažnija stvar u preduzeću, ali bez odgovarajućeg informacionog sistema teško je postići i održati vrhunske performanse u poslovanju. Živimo u doba kada kvalitetne, tačne i pravovremene informacije čine razliku između preživljavanja i propadanja preduzeća. Možda smo navikli da hodamo u svojim razgaženim cipelama, ali konkurencija trči u patikama – brže!

(Napomena: autor teksta je Slavko Vujnović, IIB Beograd)