(Ekonomist) Sedam navika efektivnih ljudi - 3. Prve stvari na prvom mestu

Autor: Danilo Golijanin

Stiven Kavi u “7 navika efektivnih ljudi” koristi metaforu “velikog kamenja” za bitne stvari za koje prvo moramo naći mesta u “kolicima” našeg 24-časovnog dana. Sitniji “šoder” manje bitnih stvari u njih se ubacuje samo ako i gde je preostalo mesta, tj. vremena. Nasuprot tome, neefektivni ljudi prvo popune svoje dane, mesece i godine manje važnim aktivnostima, stalno su u stanju “gašenja požara” i rešavanja kriza, jer nemaju vremena za pripremu, prevenciju i planiranje.

Zoran Đinđić, veliki majstor metafore, kao stilske figure za jasno prikazivanje složenih problema na jednostavan način, govorio je da “ako moraš da progutaš više žaba, onda prvo progutaj onu najveću”. Fokusirajte se, dakle, na najbitnije prioritete i - izvršite ih!

Vremenska matrica
Svoje vreme provodimo obavljajući aktivnosti na jedan od četiri načina. Obavljamo poslove koji su hitni: krize, trenutni problemi, “požari”, neodložni izveštaji i sastanci, telefonski pozivi, trčimo šefu koji želi da nas vidi “sada i odmah”, detetu koje se razbolelo i ima visoku temperaturu...

Druga grupa aktivnosti je okrenuta ka rezultatima. To su bitne stvari. Pomažu nam da ostvarimo svoje ciljeve, misiju, vrednosti. Da bi postigli bitne rezultate, moramo biti aktivni i proaktivni. Ako Navikom 2 nismo uspostavili prioritete - stvari koje su bitne - lako nam se dešava da se “okliznemo” i radimo samo ono što je hitno.

Vremenska matrica koju je Kavi stvorio sadrži ceo naš 24-časovni dan, podeljen u četiri kvadranta: QI - QIV. Tako prvi kvadrant sadrži sve aktivnosti koje su i hitne i bitne: krize, bitne probleme koji moraju da se reše odmah, aktivnosti koje imaju rok. Rešavanjem ovih problema osećamo se snažnim i zadovoljnim. Ali, vremenom, stres se nagomilava i uništava zdravlje, ali i odnose sa drugim osobama, a kvalitet rada počinje da opada. QI je, dakle, mesto na kojem neefektivni ljudi “izgore”.

Treći kvadrant je sličan po intenzitetu aktivnosti i količini izlučenog adrenalina, ali je nivo zadovoljstva u njemu mnogo niži, jer smo “gasili” tuđe, ili manje bitne, “požare”. Izgoresmo, dakle, bezveze. Ovo je mesto gde postajemo tuđi “heroji” ili način da zadovoljimo druge. Ne, međutim, i sebe, pa je cena koju plaćamo opet stres, ali i neostvarenje vlastitih prioriteta.

Četvrti kvadrant je, pak, mesto u koje bežimo iz stresnih QI i QIII da se relaksiramo. Skljokamo se posle napornog dana ispred TV i pretrčavamo kanale. Dugotrajno “blejanje” stvara, međutim, depresiju i srozava nivo samopouzdanja. A povećava osećaj krivice, jer akumulirani stres lečimo pasivnošću.

Drugi kvadrant je mesto gde efektivni ljudi provode svoje vreme: planiraju kako bi izbegli krize, bave se prevencijom, grade čvrste odnose sa drugima. Razmišljaju pet koraka unapred, kako ne bi kreativno improvizovali “u hodu” kvadranta I. Njihov QII je veliki, možda 50-60 odsto svoga dana borave u njemu. Oni su “stvorili” to vreme tako što su naučili da kažu “NE” obmanama QIII i rasipanju energije u QIV. Efektivni ljudi umeju da delegiraju, traže jasnu agendu sastanka na koji su pozvani, svesni su svojih prioriteta, eliminisali su nebitno (naravno, onoliko koliko je to moguće), planiraju svoje sedmice i svoje dane...

Ukratko - stavili su kompas ispred časovnika. Kad nešto obećaju, to i zapišu, isplaniraju i - isporuče rezulate! Ima li bolje uplate na “emocionalni bankovni račun” neke osobe od isporuke na vreme onoga što ste obećali i onoga što očekuju od vas? I obrnuto: ako zaboravite to da učinite jer ste imali hitnijih problema?

Stres menadžment
Jedan od neželjenih rezultata tranzicije je stres. Za taj izraz naši roditelji nisu znali. Jedan od najpopularnijih programa koji se nudi zaposlenima je “stres menadžment” koji sadrži tehnike za smanjenje stresa ili ovladavanje činjenicom da smo pod stresom. To je kao da vam prepišu tablete za glavobolju jer ste pali sa motocikla i povredili glavu. Identifikacija prioriteta i integritet fokusiranja na njih je kao da nosite kacigu - prevencija. Ne lečite simptome, nego eliminišete uzroke. Kada živite u skladu sa Navikom 3, vaša sposobnost organizovanja i produktivnost su porasli, sučeni ste sa manje kriza (jer ste ih predupredili), bije vas glas da izvršavate zadatke (karijera se smeška) i imate više ravnoteže u ličnom i poslovnom životu. Na pravom ste, dakle, putu da budete ili postanete pravi lider.

Ne “mikromenadžujete”
Lako je rešavati hitne i krizne probleme. Istrenirani smo za to. Rezultat smo sistema koji je živeo od krize do krize. A zašto je teško raditi stvari koje jesu bitne, ali nisu hitne? Prvo, možda niste svesni svojih prioriteta? Ili niste dovoljno vešti sa alatima produktivnosti kao što su dnevni planeri? Treće, možda vam nedostaje disciplina i fokus da izvršite prioritete? Kako? Dan nema 25 sati!

Uzmite vreme tamo gde postoji: iz QIII i QIV. Kada shvatite da tuđi hitni problemi nisu i vaši, kada počnete da govorite “NE” vremenskim i energetskim “drakulama”, počećete da živite iznad linije efektivnosti, u željenom QII. Jasno i čvrsto, ali ljubazno objasnite da će preuzimanje nove obeveze odložiti izvršenje prethodno dogovorene. Uputite na drugu osobu, sa njenim dopuštenjem i saglasnošću (delegiranje). Budite istrajni u obuci saradnika i nemojte raditi njihov posao, iako to vrlo dobro znate. Izbegavajte da “mikromenadžujete”. I - uvek - budite proaktivni!

poziv na pretplatu na

Autor: Danilo Golijanin