Vreme je resurs koji je podjednako dostupan svim konkurentima na tržištu. Upravljanje vremenom je, međutim, veština koja uspešne pojedince i organizacije razlikuje od neuspešnih. Da li često pomislite: „nisam imao dovoljno vremena“, da li ste pod stresom jer niste uspeli da završite planirane obaveze, da li radite noću i vikendom da biste na vreme završili važne zadatke, da li vam se dešava da prekoračite zacrtane rokove? Ukoliko je odgovor na ova pitanja potvrdan – očigledno je da imate problem sa efikasnim upravljanjem vremenom. Niko ne voli da prizna svoje slabosti. Spremnost da se menjamo i učinimo malo više napora pri sopstvenom organizovanju prvi je korak. Počnite od kontrole telefonskih poziva.
Suviše telefonskih poziva može više od bilo čega drugog potpuno da razori vašu koncentraciju
Od hiljadu ljudi, teško je pronaći jednog koji neće podići slušalicu iako je zauzet. Razlozi zbog kojih ljudi prihvataju telefonski poziv su različiti: pretpostavka da je poziv važniji od trenutnog posla, strah da se druga strana ne uvredi, želja da se bude informisan, osećaj važnosti, želja za ćaskanjem ili zgodan izgovor da se odlože poslovi koji im se baš ne rade. Oni koji smatraju da obavezno moraju da odgovore na telefonski poziv mogli bi da se zapitaju: da li na poziv morate da odgovorite istog momenta i da li razgovor mora toliko dugo da traje.
Najpraktičnije je pozive razvrstati u nekoliko grupa koje će sekretarica kanalisati
Neke razgovore sekretarica može sama efikasno da završi pružanjem osnovne informacije. Ukoliko sama to ne može da uradi, može da prebaci vezu na drugu kompetentnu osobu u organizaciji. Ako je situacija takva da samo vi možete da je rešite, poželjno je primiti poruku i tek kasnije nazvati.
Ukoliko je neophodno da lično odgovorite na poziv zbog hitnosti situacije i važnosti osobe veza bi trebalo da bude prosleđena.
Istraživanja pokazuju da prosečan poslovni razgovor traje 6 minuta, ali isto tako, da su 2 minuta sasvim dovoljna za konstruktivan razgovor
Dobra tehnika da držite razgovor pod kontrolom je da odredite vreme trajanja razgovora. Kritična tačka za trajanje razgovora je prva rečenica. Zavisno od toga da li zvuči poslovno i profesionalno ili neobavezno i kao poziv na ćaskanje zavisiće trajanje razgovora.
Još jedna važna tehnika time -managmenta je tzv. quiet hour, jedan sat odvojen za nesmetani rad u tišini – bez telefonskih poziva, prekida i ćaskanja. U proseku za jedan „miran sat“ osoba može da uradi posla kao druga osoba za uobičajenim uslovima za 3 sata. Najbolje vreme za ovaj sat je rano ujutro, pre ubitačnog tempa telefonskih poziva i sastanaka.
| 
| 
