Posle sedmodnevnog mini odmora sačekala vas je gomila nesređenih papira, novih mejlova, započetih i odlaganih poslova “za posle praznika”. Pravo je vreme za nekoliko trikova iz veštine upravljanja vremenom. „Najveća greška koju ljudi prave na poslu je što ne shvataju koliko vremena beskorisno troše. Ne možemo da utičemo na vreme koje prolazi, ali možemo na sebe. Možemo da organizujemo ono što radimo sa vremenom koje imamo“ - kaže dugogodišnji time menadžment savetnik i predavač Pegi Dankan. Dezorganizacija, loše isplanirani ciljevi, previše privatnih poziva, nedostatak rutine, nepotrebni e-mailovi, besciljno surfovanje potrošiće vaše vreme za tili čas. Radom sa malo učinka gubi se fokus. A tako počinje stres na poslu.
„Jedan od mojih starijih klijenata dopuštao je danima da mu se nagomilavaju koverte sa poslom. Svakog dana kada bi mu asistent pridodao nekoliko koverti na već formiranu gomilu on je postajao sve nervozniji. Isti osećaj imao je i asistent koji nije mogao da bude u toku sa informacijama. Ovaj problem rešili smo sa improvizovanim folderima tako da su na stolu pisma i materijali bili organizovani po prioritetu i važnosti. Svakog jutra asistent i direktor odvojili bi po 20 minuta za prolaženje kroz poštu. Na ovaj način promenili smo proces i ustanovili rutinu. Problem drugog klijenta bio je u tome što nikada na vreme nije dolazio na posao. Prvo je trebalo ustanoviti razlog kašnjenja. Otkrila sam da ta osoba nikada ništa ne planira pred spavanje kao da joj je i plakar u spavaćoj sobi nesređen i neorganizovan. Za ovog klijenta jutarnje oblačenje je bilo je noćna mora. Kada bi ljudi obratili pažnju na stvari na koje troše najviše vremena uz nekoliko malih korekcija bili bi u stanju da se bolje organizuju.
Zaista je jednostavno, ali je potrebno uložiti malo vremena“ – smatra Dankanova. Ona kaže da ipak najčešće pitanje zaposlenih glasi: „Kako da organizujem svoje vreme ukoliko ono ne zavisi od mene već od šefa koji uvek menja raspored, planove i u poslednjoj sekundi daje nove zadatke?“ To je zaista težak zadatak. Postarajte se prvo da vaš lični sistem bude uredu. Što ste više vi organizovaniji i efikasniji, to će vam biti lakše da izađete na kraj sa onima koji to nisu. Zapamtite da i šef verovatno pati od istih nedostataka kao i vi. Možda je u tom trenutku imao problema sa sinom jer nije uspeo da stigne na njegovu važnu utakmicu. Na sledećem sastanku pokušajte da saznate na koji način bi vaš šef iskoristio slobodno vreme koje ima. Kako bi i vi i on stigli do tog ekstra slobodnog vremena, počnite zajedno da praktikujete osnovna pravila savremenog time menadžmenta.
Nastaviće se…
| 
| 
