U "moru" poslovnih pisama i ponuda za različite proizvode i usluge danas je zaista umetnost napisati poslovno pismo koje će svojim vizuelnim karakteristikama i samim sadržajem privući veći broj potencijalnih kupaca. Kako to postići?

Jedno od osnovnih pravila je da pismo koje šaljete mora "iskočiti" na potencijalnog kupca i privući mu pažnju sa neodoljivim obećanjem. Osim snažnog naslova koji će privući potencijalnog kupca iz pisma odmah mora biti jasna i korist od proizvoda i usluge koju prodajete. Nakon upečatljivog naslova morate početi da gradite poverenje kupca. Koristite zamenice kao "vi" i "vaše", kako bi dali do znanja kupcu da njegove potrebe dolaze pre potrebe da nešto prodate.

Kako vaše pismo ne bi postalo još jedno u nizu pisama koje završava u smeću (pravom ili virtuelnom), potrebno ga je nasloviti imenom i prezimenom kupca i prilagoditi ga njegovim potrebama. Cilj je da potencijalnom kupcu ponudite rešenje koje će rešiti neke njegove određene dileme i probleme ili pak zadovoljiti potrebe, bez obzira nudite li nešto na relaciji firma-kupac ili firma-firma..

Evo na šta bi sve trebalo da obratite pažnju prilikom pisanja poslovnih pisama.

Gradite poverenje - nakon početnog dobijenog poverenja u pismu možete navesti zadovoljne klijente koji koriste vaše proizvode i usluge.

Budite iskreni i uverljivi - Već do drugog poglavlja morate utvrditi kredibilitet i uverljivost onoga što predstavljate.

To je mesto gde možete objasniti ko ste, zašto ste toliko dobri (pametni, jeftini, posebni, korisni i tako dalje) i šta možete sve ponuditi. U toj ponudi budite originalni i nemojte nuditi samo opštu izjavu o nekom ili nečem.

Lako pamtljivo - Jedna od prednosti prodaje pismenim putem jeste da se ono može ostaviti za kasnije čitanje i proučavanje kada osoba bude imala više vremena, bude bolje raspoložena i zainteresovana za ono što piše u pismu. Sa druge strane, takva pisma imaju tendenciju da budu zaboravljena. Kako se to ne bi dogodilo, morate ponuditi posebne pogodnosti koje će zadržati pažnju kupca.

Naglasak na izgledu - Ljudi su stvorenja kojima je prvi vizuelni dojam najvažniji, pa je tako i u poslovnim pismima.

Pažljivo dizajnirajte i kreirajte izgled vašeg poslovnog pisma, koje mora izgledati privlačno, odisati onim što nudite i mora biti čitko.

Šta učiniti - Informišite potencijalnog kupca šta mora da uradi kako bi što lakše, brže i jednostavnije došao do željenog proizvoda i usluge.

Izbegavajte "spajanje mailova" - Uprkos tome što vam je mnogo lakše da pošaljete jedan mail na hiljade adresa, izbegavajte taj princip. Kao što smo već naglasili, poslovno pismo mora biti personalizovanono, pa tako bi osoba koja ga prima trebalo da ima dojam da je namenjeno samo za nju. Dakle, koliko to god bilo dugotrajno, šaljite mailove s jednom adresom. Osim toga lakše ćete pratiti kome ste ga sve poslali, kada ste poslali i jeste li dobili povratnu informaciju.

Biti bolji - Zaboravite na guranje proizvoda ili usluga, bez da izrazite želju za dugogodišnjom saradnjom i međusobnim poverenjem. Predložite kupcima da vam kažu svoje želje i potrebe i izrazite želju za njihovim rešavanjem ako će to biti moguće.

Testirajte - Imate nekoliko verzija poslovnog pisma i ne znate na koje će kupci najbolje reagovati? Odredite nekoliko grupa potencijalnih kupaca i pošaljite im nekoliko verzija pisma. Videćete koje će najbolje proći.

Prava "nota" pisma - Pismo bi trebalo da zvuči kao što vi zvučite. Ako je vaš stil ležeran i neformalan, takav stil bi trebalo da bude i u vašem pismu i obrnuto. Pismo mora odisati načinom na koji poslujete u kompaniji i odražavati pristup kupcima koji ste odabrali.

Preuzeto sa www.zena.hr