Pojavom društvenih mreža i sistema za trenutnu razmenu poruka (instant messaging tools) postalo je moguće razmišljati o ukidanju internih mejlova i o tome šta bi to značilo, s jedne strane, za preduzeće, a s druge strane za zaposlene, naročito one koji tek pristižu na tržište rada i koji umesto mejlom komuniciraju preko Facebook-a, Skype ili ICQ-a.

Neki su se već odlučili na takav korak

Umesto da razmišljaju o tome neki su se već odlučili na takav korak. Dobar primer je multinacionalna kompanija "Atos" koja se bavi informacionim tehnologijama. Naime, ova kompanija je pre tri godine formirala mrežu od najmlađih zaposlenih pod nazivom "Blagostanje na poslu". Zadatak ove grupe je bio da dođu do novih ideja kako bi se još više mogli poboljšati uslovi rada. Jedan od njihovih predloga je bio i ukidanje internih mejlova zbog toga što mladi koje "Atos" želi da privuče i koje zapošljava nemaju naviku da koriste imejl.

Njihov predlog je prihvaćen s obzirom na to da su analize, koje su usledile, pokazale da zaposleni previše vremena troše na internu i-mejl korespondenciju. Naime, zaposleni su u proseku primali nešto više od sto i-mejlova dnevno. Od tog broja, prema njihovoj proceni, samo 15% su bili korisni i-mejlovi, a sve ostalo je predstavljalo gubitak vremena.

Pri svemu tome zaposleni su stalno bili u strahu da bi nešto moglo da im promakne i u proseku su trošili od petnaest do dvadeset sati nedeljno kako bi pročitali, izbrisali, pohranili ili odgovorili na interne i-mejlove.

Takođe, analize su pokazale da se podaci koje kompanija prikuplja i pohranjuje udvostručavaju svakih osamnaest meseci. Zapravo danas postoji opšta preplavljenost informacijama i podacima svake vrste.

Kada se radi o eksternim imejlovima zaposleni su vrlo obazrivi s obzirom na to šta šalju, ali i šta primaju. Međutim, kod internih i-mejlova postoji neodmerenost i nekritičnost u njihovom korišćenju u svrhu komuniciranja sa kolegama, za pohranjivanje određenog sadržaja i čuvanje sopstvenih leđa kada razmenjeni i-mejlovi služe kao dokaz da smo i kada nešto uradili, nekoga o nečemu informisali i slično.

Zbog toga neke kompanije već sada počinju sa korišćenjem internih društvenih mreža i sistema za trenutnu razmenu poruka za potrebe neformalne interne komunikacije.

Interne društvene mreže i mesindžeri

Korišćenjem internih web zasnovanih platformi (cloud computing environment) upotreba internih i-mejlova se smanjuje ili u potpunosti izostaje. U takve platforme spadaju interne društvene mreže (corporate social network) kreirane po uzoru na Facebook i Linkedin. Zatim, tu su i interni sistemi za trenutnu razmenu poruka po uzoru na Skype i ICQ. Ne treba zaboraviti ni mogućnost kreiranja internog mikrobloginga po uzoru na Twitter. A tu su i novi načini razmene dokumenata po uzoru na DocShare i Scribd, kao i kolaborativnih alata čime se dobija neograničen prostor za skladištenje informacija. Dalje, olakšana je i razmena znanja kroz virtualne zajednice poput onih na Linkedin-u.

Naime, radi se o modernom načinu da se omogući, olakša i promoviše saradnja među zaposlenima unutar organizacije.

Takođe, ovaj vid saradnje olakšava i rad na daljinu dajući zaposlenima svest o zajednici jer vide online prisustvo svojih kolega s kojima i ne moraju da budu u konverzaciji. Time se kod zaposlenih koji rade od kuće smanjuje osećaj izolovanosti i usamljenosti.

Vrlo brzo će korišćenje ovakvih platformi postati primer dobre menadžment prakse koji će pozitivno uticati na organizacionu kulturu, pa time i na zadovoljstvo zaposlenih i njihovu produktivnost. Takođe, to će biti i način više da se postigne veća integrisanosti unutar organizacije, omogući rad na daljinu i da se mladi koji tek stupaju na tržište rada lakše privuku i zadrže u preduzeću.

Zbog toga je neophodno da već danas počnemo da se prilagođavamo navikama generacija koje stižu jer će nam već sutra postati kolege.

Iako neki prognoziraju da će i-mejl korespodencija biti aktuelna još narednih deset do petnaest godina, već pomenuta multinacionalna kompanija je svojim zaposlenima dala rok od tri godine da se prilagode datoj promeni i prestanu sa slanjem internih i-mejlova. Za sada je sve na nivou pilot projekta u koji je uključeno 500 zaposlenih čiji zadatak je da u narednih osamnaest meseci isprobaju razne alate koji bi mogli da zamene internu imejl korespodenciju. Neki od tih alata su interno dizajnirani, a neki kupljeni od trećih lica. Prvi rezultati se već vide, a to je smanjenje interne i-mejl korespondencije za 20%.

Članak je napisan na osnovu teksta "Atos boss Thierry Breton defends his internal email ban".

(Napomena: autorka teksta je Nataša Šovljanski, HR savetnica na sajtu Mojtim.com)