Jedna od osnovnih odlika malih preduzeća je to što je proces komunikacije između zaposlenih jako jednostavan. Sastanci se uglavnom odvijaju u hodu, traju jako kratko i ne sadrže veliki broj zaključaka. Sa rastom broja zaposlenih i obima poslovanja preduzeća komunikacija između zaposlenih postaje sve komplikovanija. Dužina trajanja sastanaka se povećava, a pošto je vreme ono čega je u praksi najmanje, jako je važno iskoristiti ga na što efikasniji način.
Perftech.Meetings je jednostavan, korisnički-orijentisan softver koji se koristi za planiranje, pripremu, organizovanje i praćenje efikasnosti sastanaka.
Priprema sastanaka- omogućava nam da unapred odredimo periodične sastanke, definišemo temu, rukovodioca, zamenika, poslovnog sekretara, članove... Podaci o ovakvim sastancima se čuvaju u predlošku (template).
Poziv učesnika sastanaka- biranjem predloška unosimo detalje sastanka: termin, dnevni red, učesnike... Nakon što se predlog sastanka uputi rukovodiocu sastanka i on ga potvrdi, vrši se automatsko obaveštavanje svih planiranih učesnika e-mail-om. Učesnici se, takođe, obaveštavaju ukoliko treba da pripreme neki materijal za pomenuti sastanak.
Izrada zapisnika- vrši se na samom sastanku. Nakon što se utvrdi da li su svi planirani učesnici prisutni, prelazi se na dnevni red. Svakoj tački dnevnog reda moguće je dodeliti pojedine zaključke, na koje možemo nadovezati tekstualni dokument sa opisom, odnosno dodeliti datum do kada je potrebno obaviti neku aktivnost i dodeliti osobu zaduženu za završetak te aktivnosti. Završene zaključke možemo potvrditi, odbiti ili opozvati, a moguće je pratiti i procenat završetka aktivnosti povezane sa zaključkom.
Pregled zaključaka- zaključke sa sastanaka moguće je pratiti na dva načina: svi zaključci (svi zaključci koje korisnik, u skladu sa sistemskim pravima, može da pregeda) i moji zaključci (zaključci u okviru kojih su korisnicima dodeljene određene aktivnosti). Korisnik za svoje zaključke može uneti procenat ostvarenja, kao i pridružiti zaključcima neku tekstualnu datoteku. Zapisnike i zaključke je moguće pretraživati na osnovu nekog od prethodno definisanih kriterijuma.
Perftech.Meetings je rešenje koje poboljšava proces komunikacije u preduzeću i pomaže uspešnom vođenju sastanaka. Na taj način sastanci postaju efikasni, odnosno postaju mesto na kome se prikupljaju nove ideje, sučeljavaju mišljenja i iskorišćavaju kreativni potencijali zaposlenih.
Autor: Slavko Vujnović, PERFTECH Beograd
