(BC BIlten) Tips&Tricks – Koliko vremena trošimo na elektronsku poštu?

“Ako dobijete i pošaljete 100 e-mailova dnevno, ukupan broj je 24.000 poruka godišnje na koje potrošite 100 radnih dana. Ako uspete da smanjite broj za 20%, dobićete dodatnih 20 dana godišnje koje možete koristiti za druge stvari, smišljanje novih ideja ili lep odmor” - kažu ko-autori knjige “The Hamster Revolution: Stop Info-Glut and Reclaim Your Life!”, Mike Song, Vicki Halsey i Tim Burres. BC Bilten za vas saznaje kako da što manje vremena potrošite na čitanje e-mailova i prenosi najzanimljivije delove iz knjige.

Šaljite manje Razmislite pre nego kliknete "reply to all" i "cc". Tačnim određivanjem Vaših e-mailova, bićete efikasniji i efektivniji.

Zaustavite bumerang Pošaljite 5 e-mailova i dobićete bar 3 odgovora, koji su najčešće nepotebni. Ako eliminišete 1 od 5 e-mailova, odmah ćete smanjiti obim novih koji tek pristižu.

Stani – potom šalji Pre no što kliknete "send", zapitajte se: Da li je ova informacija pravovremena, tematska i dobro usmerena? Hoće li ova poruka primaocu pomoći da uradi posao bolje i uspešnije?

Ljubaznost, pre svega Ne zahteva svaki e-mail odgovor, posebno ne onaj rutinski. Autori preporučuju da upotrebljavate skraćenice kao što su "NTN" - no thanks needed ili "NRN" - no reply needed (odgovor nije potreban).

Zakažite satanak Umesto da šaljete e-mailove koji mogu inicirati dug proces diskusije, pokušajte da ugovorite lični ili telefonski sastanak. Dobićete više, za kraći vremenski period.

Odredite konkretan ‘subject’ Neodređen ‘subject’ može zbuniti primaoca poruke i otežati mu lociranje Vaše poruke kasnije. Jedna reč kao npr: “Zahtev” ili “Potvrda” sa relevantnim informacijama (datum), objašnjava i daje kontekst Vašoj poruci.

Struktura je bitna Izbegnite zid od reči, započinjući svaku poruku sa ne više od 8 reči. Na primer - “Jučerašnji sastanak je bio veoma interesantan”. Koristite ’ABC metodu’ kojom ćete podeliti e-mail na 3 dela: Action - počnite sa svrhom), Background - predstavite ključne tačke, Close - postavite sledeće korake.

Sačuvajte sadržajno Potraga za starim e-mailom može Vam oduzeti puno vremena, zato pazite šta čuvate. Zapitajte se: zašto će mi ova informacija biti potrebna kasnije? Da li je mogu pronaći na Web-u, ili na nekom drugom mestu? Sačuvaćete manje, a naći više!

Arhivirajte pametno Možete imati nekoliko preklapajućih e-mail foldera, pa ‘Dokumenti od šefa’, mogu sadržati različite materijale - od pregleda performansi do poziva na ručak! Umesto toga, napravite manji broj foldera i imenujte ih shodno sadržaju. Željenu informaciju ćete naći brže nego obično.

Treniraj Slanje boljih e-mailova, nije garancija da će i drugi slediti Vaš primer, osim ako ih ne zamolite! Ponudite Vašim najčešćim pošiljaocima par dobrih saveta, ili ćete i dalje dobijati njihove loše e-mailove.